Online Secretary Service

Votre
right hand,
où que vous soyez.

Gestion des e-mails, de l'agenda, préparation de documents, accueil téléphonique.
Un(e) spécialiste dédié(e), trilingue (japonais, anglais, français),
prend en charge votre travail avec soin et rigueur.

Réserver une consultation gratuite Voir nos services
60+
Entreprises accompagnées
15ans
Ans d'expérience
3langues
JP / EN / FR
Un environnement de travail professionnel
The challenge

Vous rencontrez
ces difficultés ?

Vous perdez trop de temps sur les e-mails et les échanges
Votre boîte de réception déborde et les tâches essentielles passent au second plan. La peur d'oublier une réponse ou de faire une erreur vous empêche de décrocher.
Les échanges avec vos partenaires étrangers demandent trop d'efforts
Sans confiance en anglais ou en français, à l'écrit comme à l'oral, de belles opportunités commerciales peuvent vous échapper.
Pas assez de travail pour embaucher, mais pas assez de bras non plus
Recruter un salarié ou un temps partiel implique un coût et une gestion importants. Ce qu'il vous faut, c'est un soutien sur lequel compter uniquement quand vous en avez besoin — et dans la juste mesure.
La création de documents et l'organisation des données prennent du retard
Submergé(e) par les supports de réunion, les propositions et les rapports, vous n'avez plus le temps de vous concentrer sur la stratégie ou la vente — l'essentiel de votre métier.
Vous hésitez à confier ce travail à quelqu'un de confiance
Ces missions impliquent des données clients sensibles et des informations confidentielles : il est naturel de rester prudent(e) avec un nouveau prestataire.
Un(e) professionnel(le) concentré(e) sur son travail

Coral Office répond à chacun de ces besoins.

Services

L'ensemble
de nos services

E-mails, téléphone, agenda, documents —
nous prenons en charge l'ensemble de vos tâches administratives avec soin.
Support complet en japonais, anglais et français.

01
Gestion des e-mails
Vérification, tri et réponse aux e-mails reçus en votre nom. Un accueil soigné de vos clients et partenaires en japonais, anglais et français, avec hiérarchisation des priorités et rapport hebdomadaire.
Gestion de boîte mail Réponses aux e-mails Support trilingue
02
Gestion de l'agenda
Coordination des réunions et rendez-vous, gestion du calendrier, rappels. Nous organisons sans effort les plannings impliquant plusieurs interlocuteurs.
Planification Gestion de calendrier Rappels
03
Préparation de documents
Création et mise en forme de propositions, supports de réunion, rapports, etc. Compatible PowerPoint, Excel et Word. Documents multilingues également disponibles.
Propositions Supports de réunion Multilingue
04
Accueil téléphonique et demandes
Prise en charge des appels téléphoniques, tri et transfert des demandes. Chaque appel est reçu avec soin, vérifié, puis vous est rapporté rapidement.
Accueil téléphonique Tri des demandes Comptes rendus
Why Coral Office

3 raisons
de nous choisir

Chez Coral Office, un(e) spécialiste dédié(e), riche d'une solide expérience terrain et d'une réelle aisance multilingue, accompagne votre entreprise au plus près.

REASON 01
3langues
Support trilingue
Support complet en japonais, anglais et français. Nous gérons vos échanges avec clients et partenaires étrangers à un niveau quasi natif, pour une communication fluide, sans barrière de langue.
日本語 English Français
REASON 02
15ans
Une solide expérience
Plus de 15 ans de carrière dans le secrétariat et l'administratif. Une expérience acquise auprès d'entreprises de toutes tailles — des grands groupes aux indépendants — garantissant un accompagnement de qualité, capable de s'adapter au-delà de toute procédure standard.
REASON 03
60+
Une expérience éprouvée
Plus de 60 entreprises accompagnées à ce jour. Quel que soit le secteur ou la taille, nous nous adaptons avec souplesse à chaque façon de travailler — notre taux de fidélisation élevé en témoigne.
How it works

Comment
ça marche

01
Consultation gratuite et recueil des besoins
Commençons par un échange en ligne ou par téléphone sur votre activité actuelle et vos difficultés. Ensemble, nous déterminerons ce qui peut être pris en charge et le temps nécessaire. Les consultations sont gratuites, autant de fois que nécessaire.
En ligne / Par téléphone / Entièrement gratuit
02
Proposition de formule et contrat
À partir de nos échanges, nous vous proposons la formule la plus adaptée. Le périmètre, le volume d'heures et les langues peuvent être ajustés avec souplesse. Rien n'est engagé tant que vous n'êtes pas pleinement convaincu(e).
03
Transmission et démarrage
Nous assurons une transmission soignée : rédaction de procédures, partage d'outils et de comptes, etc. En cas d'urgence, le service peut démarrer en aussi peu que 3 jours ouvrés.
Démarrage possible en 3 jours ouvrés
04
Suivi régulier et accompagnement continu
Nous vous transmettons un rapport d'activité hebdomadaire ou mensuel. Nous nous adaptons à l'évolution de vos besoins en tant que partenaire de long terme — le périmètre peut être révisé à tout moment.
Pricing

Nos formules

Trois formules sont proposées selon le volume de travail à confier.
Commencez par une consultation gratuite pour nous exposer vos besoins.
Des formules sur mesure sont également disponibles.

LIGHT
Formule Light
159 € / mois
Jusqu'à 10 heures / mois
  • Gestion des e-mails (vérification et tri)
  • Gestion de l'agenda et des rendez-vous
  • Préparation et mise en forme simples de documents
  • Rapport d'activité hebdomadaire
  • Support en japonais et en anglais
En savoir plus sur cette formule
STANDARD
MOST POPULAR
Formule Standard
319 € / mois
Jusqu'à 20 heures / mois
  • Tout le contenu de la formule Light
  • Accueil téléphonique et gestion des demandes
  • Rédaction de propositions et de rapports
  • Support en français (trilingue complet)
  • Rapport hebdomadaire + réunion de suivi mensuelle
  • Créneaux d'urgence disponibles (2x / mois)
En savoir plus sur cette formule
PREMIUM
Formule Premium
529 € / mois
Jusqu'à 40 heures / mois
  • Tout le contenu de la formule Standard
  • Traitement prioritaire (réponse le jour même, en règle générale)
  • Interlocuteur dédié attitré
  • Suggestions d'amélioration mensuelles
  • Créneaux d'urgence disponibles (5x / mois)
  • Heures supplémentaires gérées avec souplesse
En savoir plus sur cette formule
Formule sur mesure Nous adaptons une formule à votre périmètre, vos horaires et vos besoins linguistiques. N'hésitez pas à nous contacter pour en discuter, sans engagement.
Discuter d'une formule sur mesure
FAQ

Questions
fréquentes

Pour toute autre question,
n'hésitez pas à nous contacter.

Nous contacter
Puis-je discuter du contenu des missions avant de signer un contrat ?
Bien sûr. Les consultations gratuites avant contrat sont possibles autant de fois que nécessaire. Parlez-nous de vos difficultés actuelles et de ce que vous souhaitez déléguer : nous vous proposerons la formule la plus adaptée. N'hésitez pas à nous contacter en premier lieu.
Puis-je vous faire confiance concernant la sécurité et les informations confidentielles ?
Un accord de confidentialité (NDA) est signé dès le début de chaque contrat. Les informations qui nous sont confiées sont gérées avec la plus grande rigueur et ne sont jamais utilisées à d'autres fins que votre mission. N'hésitez pas à nous faire part de toute inquiétude concernant la gestion des données.
Puis-je changer de formule ou résilier en cours de contrat ?
Oui. La formule peut être ajustée selon l'évolution de votre charge de travail. La résiliation est possible à tout moment, avec un préavis d'un mois. Aucun engagement de longue durée n'est requis.
Pouvez-vous prendre en charge des missions nécessitant le français ?
Oui. À partir de la formule Standard, nous offrons un support complet en japonais, en anglais et en français — y compris les échanges par e-mail avec des partenaires francophones et la traduction ou rédaction de documents.
Quels outils utilisez-vous pour communiquer sur les missions ?
Nous nous adaptons aux outils que vous utilisez déjà : e-mail, Slack, ChatWork, LINE WORKS, Google Workspace et autres outils professionnels courants sont tous pris en charge.
Les indépendants peuvent-ils aussi utiliser ce service ?
Oui, de nombreux clients indépendants nous font confiance. Quelle que soit la taille de votre activité, vous pouvez déléguer exactement le travail dont vous avez besoin, dans la mesure souhaitée. N'hésitez pas à nous consulter, même pour de petites tâches.
Quels sont vos horaires ? Travaillez-vous les week-ends et jours fériés ?
Nos horaires standards sont du lundi au vendredi, de 9h à 18h (heure du Japon). Avec la formule Premium, une disponibilité les week-ends, jours fériés ou en dehors des horaires habituels peut être organisée avec souplesse, sur accord préalable. Les détails sont précisés lors de la signature du contrat.
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Commençons par
une consultation gratuite.

Quelles tâches pouvez-vous nous confier, et à quel coût ?
Même la plus petite question est la bienvenue.
Fort(e) de 15 ans d'expérience, notre spécialiste dédié(e)
vous proposera l'accompagnement qui vous correspond.

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Consultation et devis gratuits
NDA disponible
Démarrage possible en 3 jours ouvrés
Sans engagement, résiliable à tout moment